Il lavoro di descrizione dei materiali documentari è fondamentale per qualunque altra iniziativa di ricerca e di valorizzazione e costituisce il nucleo forte dell’attività dell’archivista, che però è molto più articolata e complessa. Comprende, infatti, una serie di operazioni, che devono essere decise volta per volta, a seconda delle esigenze dei singoli archivi, nel rispetto di regole tecniche nazionali e internazionali.
La schedatura consiste nella rilevazione, il più possibile standardizzata, delle informazioni in grado di identificare in modo univoco un oggetto. Il riordino consiste nel ripristino dell’ordine deciso da chi ha creato l’archivio.
Selezionare significa valutare quali documenti od oggetti rivestano ancora un persistente significato all’interno del complesso. Selezionare significa valutare se un documento archivistico deve essere conservato permanentemente oppure se può essere scartato, in quanto il suo contenuto informativo è conservato, magari in forma riassuntiva, in altri documenti.
Il termine “digitalizzazione” indica molteplici attività: significa copiare in formato digitale documenti nati analogici, per agevolarne la conservazione e per renderli maggiormente accessibili, a patto che accanto alla riproduzione si forniscano efficaci sistemi di reperimento dei documenti e delle informazioni. Significa soprattutto produrre e gestire i documenti nativi digitali e introdurre flussi di lavoro in grado di agevolare sia l’attività amministrativa sia il rapporto con l’utenza esterna, utilizzando sistemi interattivi e dinamici di produzione documentale.